Datenschutzerklärung

Synthcraft Web & Automation (nachfolgend «wir»), betrieben von Atilla Firat BOZDOGAN, Chemin de Pierrefleur 37, 1004 Lausanne (VD), ist verantwortlich für die Bearbeitung der Personendaten, die über die Plattform app.synthcraft.dev und ihre Subdomains erhoben werden. Kontakt: info@synthcraft.dev

Wenn unsere Agenten Patientinnen und Patienten, Kundschaft oder Interessenten eines Betriebs antworten, der unsere Dienste nutzt — etwa einer Arztpraxis —, ist dieser Betrieb Verantwortlicher für deren Daten. Wir handeln dann als Auftragsbearbeiter, ausschliesslich nach seinen Weisungen und zur Erbringung des Dienstes. Um Ihre Rechte an diesen Daten auszuüben, wenden Sie sich am besten an diesen Betrieb; schreiben Sie uns, leiten wir Ihr Anliegen umgehend weiter.

Wir erheben die folgenden Datenkategorien:

• Identifikationsdaten: Name, E-Mail-Adresse (bei der Registrierung oder Kontaktaufnahme).
• Zahlungsdaten: direkt von Stripe verwaltet; wir haben keinen Zugriff auf Kartendaten.
• Gesprächsdaten: Nachrichten, die mit den für unsere Kundschaft (KMU) betriebenen KI-Agenten ausgetauscht werden.
• Anrufdaten: Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen der vom Telefonagenten bearbeiteten Anrufe, Termin- und Rückrufanfragen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, besuchte Seiten, Server-Protokolle.

Je nach Tätigkeit des angerufenen Betriebs kann ein Gespräch besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des DSG enthalten, namentlich Gesundheitsdaten. Abschnitt 7 beschreibt die dafür geltenden Regeln.

• Erbringung des Dienstes (Vertragserfüllung).
• Rechnungsstellung und Verwaltung der Abonnements (gesetzliche Pflicht / Vertragserfüllung).
• Verbesserung der Plattform und Betrugsprävention (berechtigtes Interesse).
• Versand transaktionaler Mitteilungen — Kontingentgrenzen, Terminbestätigungen (berechtigtes Interesse).

Wir verkaufen und vermieten keine Daten, betreiben kein Werbeprofiling, und keine Daten dienen dem Trainieren von KI-Modellen — weder bei uns noch bei unseren Dienstleistern.

Für die Erbringung des Dienstes setzen wir spezialisierte Dienstleister ein, die jeweils durch einen Auftragsbearbeitungsvertrag und vertragliche Vertraulichkeitspflichten gebunden sind. Sie wirken in den folgenden Kategorien mit:

• Hosting — Datenbank und Anwendung (Europäische Union).
• Sprachmodell — Erzeugung der Antworten des Agenten, schriftlich wie mündlich.
• Telefonie und SMS — Leitungen des Telefonagenten, Bestätigungen und Erinnerungen.
• Sprachverarbeitung — Transkription der Anrufe und Sprachsynthese.
• Transaktionale E-Mails — Benachrichtigungen und Kontingentwarnungen.
• Kalender — Verfügbarkeiten und Terminvergabe.
• Zahlung — Stripe, PCI-DSS-zertifiziert. Wir sehen und speichern Ihre Kartendaten nicht.

Die namentliche und aktuelle Liste dieser Dienstleister steht im Anhang zur Auftragsbearbeitung der Nutzungsbedingungen; Sie können sie jederzeit unter info@synthcraft.dev anfordern. Als Kundin werden Sie über jede Änderung 30 Tage im Voraus informiert und können kostenlos kündigen, wenn Sie sie ablehnen.

Einzelne unserer Auftragsbearbeiter sind ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz niedergelassen, namentlich in den Vereinigten Staaten. Werden Ihre Personendaten in diese Länder übermittelt, sorgen wir dafür, dass die Übermittlung durch geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO und nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (revDSG) abgesichert ist:

• die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (SCC), gegebenenfalls ergänzt um die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Klauseln für die Schweiz;
• die Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework (DPF) EU–USA und dessen Schweizer Erweiterung, sofern der Auftragsbearbeiter daran teilnimmt;
• ein Auftragsbearbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) mit jedem Auftragsbearbeiter.

Stand heute sind Datenbank und Anwendung in der Europäischen Union gehostet (Region Frankfurt). Die Leistungen Sprachmodell, Telefonie und SMS, Sprachverarbeitung, transaktionale E-Mails und Kalender werden von Dienstleistern in den Vereinigten Staaten erbracht. Die Einzelheiten pro Dienstleister stehen im Anhang zur Auftragsbearbeitung der Nutzungsbedingungen.

Eine Kopie der getroffenen Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter info@synthcraft.dev.

Anrufe, die der Telefonagent bearbeitet, werden aufgezeichnet und transkribiert, damit der angerufene Betrieb nachvollziehen kann, was gesagt wurde, und zurückrufen kann. Der Agent kündigt dies in seinem Begrüssungssatz an, vor jedem Austausch, gemäss Art. 179ter des Schweizerischen Strafgesetzbuchs. Wer nicht aufgezeichnet werden möchte, kann das Gespräch beenden und den Betrieb auf einem anderen Weg erreichen.

Die Aufzeichnungen werden 90 Tage aufbewahrt und danach gelöscht. Zusammenfassungen und Transkripte werden für die Dauer des Abonnements des betreffenden Betriebs aufbewahrt. Weder Aufzeichnungen noch Transkripte dienen dem Trainieren von Modellen.

Viele unserer Kundinnen sind Praxen und Gesundheitszentren. Die Daten ihrer Patientinnen und Patienten werden nach folgenden Regeln bearbeitet:

• Sie werden nur im Auftrag der Praxis und nach ihren Weisungen bearbeitet, nie zu eigenen Zwecken.
• Untersteht die Praxis dem Berufsgeheimnis (Art. 321 des Schweizerischen Strafgesetzbuchs), handeln wir als Hilfsperson, die demselben Geheimnis untersteht — ebenso jede Person, der wir Zugriff auf diese Daten gewähren.
• Keine Patientendaten werden ohne Weisung der Praxis an Dritte weitergegeben, ausser wenn das Gesetz es verlangt.
• Jede Einrichtung kann mit uns eine Vertraulichkeitsvereinbarung abschliessen, die diese Zusagen im Einzelnen festhält und durchsetzbar macht; fragen Sie einfach unter info@synthcraft.dev danach.

Wir treffen die folgenden technischen und organisatorischen Massnahmen:

• Verschlüsselung: Die gesamte Kommunikation ist bei der Übertragung verschlüsselt (TLS); die Daten sind beim Hoster im Ruhezustand verschlüsselt.
• Zugangsdaten: Passwörter, die uns Kundinnen anvertrauen (etwa für ein Postfach), verschlüsseln wir zusätzlich selbst (AES-256-GCM), mit einem Schlüssel ausserhalb der Datenbank.
• Abschottung: Jede Kundin ist auf Datenbankebene isoliert; ein Konto kann technisch nur die Daten des eigenen Betriebs lesen.
• Beschränkter Zugriff: Nur der Betreiber verfügt über Administratorzugriff und öffnet den Inhalt eines Anrufs oder Gesprächs nur auf Anfrage der Kundin, zur Behebung eines Vorfalls oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht.
• Datenminimierung: Wir erheben nur die für den Dienst nötigen Daten, und Anrufaufzeichnungen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Bei einer Verletzung der Datensicherheit informieren wir die betroffenen Kundinnen unverzüglich, spätestens innert 48 Stunden; führt die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen, wird sie dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten gemeldet (Art. 24 DSG), und die betroffenen Personen werden informiert, soweit das Gesetz es verlangt.

Kontodaten werden für die Dauer des Abonnements und bis zu 30 Tage nach dessen Beendigung aufbewahrt, soweit keine gesetzliche Pflicht etwas anderes verlangt. Während dieser Frist kann die Kundin einen Export ihrer Daten verlangen; danach werden sie gelöscht. Technische Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.

Nach dem Schweizer DSG (und der DSGVO, soweit anwendbar) haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie uns an info@synthcraft.dev. Wir antworten kostenlos innert 30 Tagen.

Sind Sie der Ansicht, dass Ihre Daten nicht rechtmässig bearbeitet werden, können Sie beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder, in der Europäischen Union, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes Beschwerde einreichen.

Wir verwenden ausschliesslich Cookies, die für den Betrieb der Plattform zwingend nötig sind (Anmeldesitzung). Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies Dritter gesetzt.

Wir behalten uns vor, diese Erklärung zu ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über das Dashboard.